Сегодня системы управления задачами прочно входят в жизнь различных учреждений. Они необходимы огромным предприятиям с приличным числом работников и сложной иерархией. Без них сложно обойтись в небольших фирмах, где на каждого сотрудника приходится огромное число заданий.

Существуют такие системы, как в виде отдельных модулей, так и в составе программ с более широким кругом возможностей. Например, реализованное в 1С управление задачами является частью большого программного комплекса, позволяющего регулировать работу склада или предприятия в целом. Такие комплексы стоят достаточно дорого, а конфигурирование и настройка требует специальных знаний.

Основное

Небольшим фирмам удобнее пользоваться отдельными программными продуктами или выбрать оптимальный на сайте coba.tools. Они не решают глобальных задач, но позволяют создать единую информационную структуру, позволяющую назначать исполнителей заданий и отслеживать сроки и результаты их деятельности, контролировать процесс выполнения назначений. Огромным их плюсом является то, что потребности небольшого предприятия в состоянии обеспечить и бесплатная система управления задачами, распространяемая через интернет. Главное при ее выборе учесть основные моменты, влияющие на эффективность системы.

Немаловажную роль играет общий интерфейс. Лучше, если он будет настраиваемым. Если такой возможности нет, то стоит проследить, чтобы он был максимально удобным. Цвета и размеры символов не должны нагружать глаза.

Грамотная русификация является залогом того, что все уровни исполнителей однозначно поймут друг друга.

Еще одним параметром, влияющим на эффективность и удобство системы управления задачами, является организация их иерархии, допустимая степень вложенности, возможность разграничения и контроля доступа к ним.

Наличие встроенной системы оповещений является существенным плюсом, поскольку позволяет работнику отслеживать происходящие события, не выходя из системы.

Удобно, если система управления задачами имеет большое количество возможных приоритетов для задачи, поскольку стандартные «важно» и «неважно» не всегда в состоянии отразить потребности руководителя.

Поиск и работа с файлами

Возможность комментирования и прикрепления к задачам дополнительных объектов (заметок, контактов и т.д.) позволяет улучшить взаимодействие и понимание работников различных уровней иерархии.

Облегчают работу такие функции, как возможность поиска задач (хорошо, если его можно производить по различным параметрам) и наличие журнала произведенных действий (истории событий).

Расширенные настройки

В качественно разработанной как платной, так и бесплатной системе управления задачами должна присутствовать система подтверждения выполнения задания (когда не только сам исполнитель помечает задачу как выполненную, но и указывается, что ее выполнение было проверено).

Особого внимания заслуживают варианты настроек. Сюда можно отнести типы сортировок, возможность фильтрации нужных задач и управление ими во времени (приостановка, отображение в текущем списке задач, время которых еще не наступило, отключение видимости задач и т.д.).